Knihovní řád

I. Všeobecná ustanovení

Knihovna Historického ústavu AV ČR, v. v. i., (dále jen Knihovna HÚ) plní funkci specializované knihovny se zaměřením na vědecký výzkum. Veřejné knihovnické a informační služby poskytuje Knihovna HÚ pracovníkům Historického ústavu AV ČR, v. v. i., (dále jen HÚ), fyzickým osobám a veřejným knihovnám se sídlem v České republice.

Knihovna HÚ poskytuje knihovnické služby v souladu se zřizovací listinou HÚ, jehož je knihovna HÚ součástí, a dále v souladu se zákonem č. 341/2005 Sb., o veřejných výzkumných institucích, zákonem č. 283/1992 Sb., o Akademii věd ČR a zákonem č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon). Ve smyslu těchto zákonů a v návaznosti na další zákony a předpisy (zejména občanský zákoník, trestní zákoník a autorský zákon) vydává HÚ tento Knihovní řád.

Posláním knihovny je vytvářet specializovaný knihovní fond vědecké knihovny a dále shromažďovat, zpracovávat, uchovávat a zpřístupňovat vědecké informace obsažené v knihovním fondu, zaměřeném na potřeby vědeckého výzkumu pracoviště.

II. Knihovní a informační zdroje

Tematická a druhová skladba knihovních fondů primární i sekundární povahy odpovídá zaměření vědeckého výzkumu pracoviště. Takto profilovaný knihovní fond je systematicky doplňován nákupem, výměnou a dalšími zdroji v koordinaci a spolupráci s knihovnami téhož nebo příbuzného tematického zaměření.

III. Veřejné knihovnické a informační služby

Knihovna poskytuje své služby přednostně zaměstnancům ústavu. Dále bezplatně zpřístupňuje knihovní dokumenty široké veřejnosti. Umožňuje zprostředkování informací z vnějších informačních zdrojů a přístup k těm zdrojům, ke kterým má Knihovna HÚ bezplatný přístup.

IV. Uživatelé knihovnických a informačních služeb

Čl. 1 Kategorizace uživatelů

Uživatelé knihovnických a informačních služeb Knihovny HÚ se dělí na tyto kategorie:

•  registrovaní uživatelé – zaměstnanci HÚ,
• externí uživatelé – široká veřejnost.

Zaměstnancem je každý takový uživatel, který je v pracovněprávním vztahu s HÚ a zároveň udělí Knihovně HÚ souhlas se zpracováním osobních údajů.

Externím uživatelem se může stát kdokoli, kdo využívá knihovní služby a informační zdroje poskytované Knihovnou HÚ bez nutnosti poskytování osobních údajů.

Čl. 2 Práva a povinnosti uživatelů

Uživatelé mají právo na získávání informací a využívání typem členství přesně určených služeb Knihovny HÚ. Právo uživatele na využívání služeb je nepřenosné. Uživatel odpovídá po celou dobu trvání platnosti svého členství za majetkovou a nemajetnou újmu (škodu), která vznikne Knihovně HÚ porušením Knihovního řádu a právních povinností uložených právními předpisy. Po uplynutí doby platnosti členství uživateli zaniká právo na poskytování jakýchkoli služeb Knihovny HÚ, nezaniká však právo Knihovny HÚ na vrácení předmětu výpůjčky. Všichni uživatelé knihovny jsou povinni dodržovat výpůjční řád knihovny.

Čl. 3 Zpracování osobních údajů

Knihovna HÚ zpracovává osobní údaje uživatelů na základě registrace, tedy smlouvy o poskytování služeb, a v souladu se Zákonem o zpracování osobních údajů č. 110/2019 Sb.

Správcem osobních údajů uživatelů je Knihovna HÚ. Osobní údaje uživatelů předává Knihovna HÚ pouze v nezbytném rozsahu též těmto kategoriím příjemců:

• jiným subjektům v případech, kdy poskytnutí osobních údajů uživatelů a návštěvníků Knihovny HÚ ukládají právní předpisy (např. Policii ČR, orgánům státní správy);
• jiným subjektům, pokud je to nutné pro ochranu oprávněných zájmů Knihovny HÚ (např. advokátce KNAV, exekutorům, soudům, státním úřadům).

Pracovníci Knihovny HÚ jsou při zpracování osobních údajů povinni zejména:

• dbát na jejich správnost a úplnost a ověřovat je oproti určeným osobním dokladům,
• vyvarovat se jakéhokoli jednání, které by mohlo zapříčinit neoprávněný přístup k osobním údajům uživatelů či návštěvníků,
• zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a bezpečnostních opatřeních, a to i po skončení svého pracovního poměru v HÚ.

Čl. 3.1 Účel zpracování osobních údajů

Knihovna HÚ zpracovává základní identifikační a kontaktní osobní údaje uživatelů, služební údaje, účetní a právní údaje. Tyto údaje jsou zpracovávány za účelem:

• poskytování služeb uživatelům,
• ochrany základních práv a svobod,
• ochrany a hospodaření s majetkem pořízeným z veřejných finančních prostředků,
• evidence pohledávek a zápisu údajů do účetní evidence,
• naplnění povinností uložených Knihovně HÚ obecně závaznými předpisy, zejména zákony č. 257/2001 Sb. (knihovní zákon), č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, č. 357/2012 Sb., o uchovávání, předávání a likvidaci provozních a lokalizačních údajů, č. 121/2000 Sb. (autorský zákon),
• statistického hodnocení činnosti Knihovny HÚ.

Čl. 3.2 Rozsah zpracování osobních údajů

Základní identifikační údaje registrovaného uživatele:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• kontaktní adresa v ČR.

Základní identifikační údaje externího uživatele:

• jméno a příjmení.

Poskytnutí základních identifikačních údajů je dobrovolné v závislosti na rozsahu služeb, které chce uživatel využívat. V případě, že žadatel tyto údaje Knihovně HÚ neposkytne, Knihovna HÚ jej nezaregistruje.

Kontaktní údaje uživatele:

• e-mailová adresa,
• telefon.

Poskytnutí kontaktních údajů je dobrovolné. Pokud je uživatel Knihovně HÚ poskytne, budou sloužit k zasílání informací vztahujících se k plnění služeb (o připravení požadovaného dokumentu k vypůjčení, automaticky prodloužené výpůjční lhůtě apod.) a informací souvisejících s ochranou jeho majetku (zapomenuté osobní věci apod.).

Služební údaje, tedy údaje vztahující se k poskytování služeb, tj. o transakcích provedených s uživatelským kontem registrovaného uživatele, zejména údaje o:

• čtenářském průkazu,
• výpůjčkách, požadavcích a rezervacích,
• náhradě škody za nevrácený, ztracený, zničený či poškozený dokument.

Účetní údaje, tedy údaje o finančních transakcích provedených mezi uživatelem či návštěvníkem a Knihovnou HÚ, zejména o jejich výši, účelu, místě a čase jejich uskutečnění.

Právní údaje, tedy údaje o žádostech uživatelů a o právních krocích učiněných za účelem vymožení dluhu, zejména o upomínání, žalobách, soudních rozhodnutích a exekucích.

Čl. 3.3 Změna osobních údajů

Jakoukoli změnu osobních údajů je registrovaný uživatel - zaměstnanec HÚ povinen bezodkladně ohlásit Knihovně HÚ, a to i v případě, že již uplynula doba trvání pracovního poměru v HÚ, ale registrovaný uživatel dosud nesplnil povinnost vrátit předmět výpůjčky nebo uspokojit pohledávku vůči Knihovně HÚ.

Ukončením pracovněprávního vztahu v HÚ se mění status registrovaného uživatele -zaměstnance HÚ na externího uživatele. Tuto skutečnost je uživatel povinen bezodkladně ohlásit Knihovně HÚ.

Čl. 3.4 Uchovávání osobních údajů

Osobní údaje uživatelů jsou uchovávány na originálech a kopiích písemností a v počítačové databázi. Písemnosti jsou uchovávány ve služebních prostorech Knihovny HÚ a přístup k nim je umožněn výhradně oprávněným pracovníkům Knihovny HÚ. Jedná se o:

• registrační formuláře,
• výpůjční lístky,
• účetní a právní doklady.

Databáze uživatelů knihovny eviduje základní identifikační a kontaktní údaje uživatele a údaje služební. Databáze je uložena na serveru KNAV, přístup do této databáze je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů jednotlivých pracovníků Knihovny HÚ, KNAV a jiných ústavních knihoven AV ČR. Počítačová síť KNAV je zabezpečena firewallem a antivirovým programem. Data uložená v databázi uživatelů jsou chráněna systémem bezpečnostních kopií.

Čl. 3.5 Doba zpracování osobních údajů a jejich likvidace

Osobní údaje registrovaných uživatelů - zaměstnanců HÚ zpracovává Knihovna HÚ od okamžiku registrace po celou dobu platnosti členství. Doba členství, neurčí-li si uživatel jinak, je dána dobou, po kterou je uživatel v pracovněprávním vztahu s HÚ. Výjimečně jsou osobní údaje zaměstnanců HÚ zpracovávány po dobu nezbytně nutnou pro vymáhání a uspokojení pohledávky vůči uživateli. Po uplynutí tohoto období Knihovna HÚ osobní údaje registrovaného uživatele uchovávané na originálech a kopiích písemností skartuje dle Spisového a skartačního řádu HÚ; osobní údaje v počítačové databázi zlikviduje vymazáním identifikačních údajů (anonymizuje) a dále je využívá výhradně pro statistické účely.

Čl. 3.6 Práva uživatelů v souvislosti s ochranou osobních údajů

Knihovna HÚ zaručuje práva uživatele jako subjektu údajů, tedy právo:

• vyžádat si od Knihovny HÚ jako správce potvrzení o zpracování svých osobních údajů, a pokud jsou zpracovávány, právo na přístup k těmto údajům;
• na opravu neaktuálních či neúplných údajů;
• na výmaz osobních údajů, které se jich týkají, nebo na omezení jejich zpracování;
• na přenositelnost svých údajů;
• na odvolání uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů, a to kdykoliv, jestliže je zpracování osobních údajů založeno na udělení takového souhlasu. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním;
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, 170 00, e-mail: posta@uoou.cz.

Uživatel má právo vědět, jaké jeho osobní údaje Knihovna HÚ zpracovává a ověřit si zákonnost tohoto zpracování. Knihovna HÚ poskytne uživateli kopii zpracovávaných osobních údajů, případně mu umožní nahlédnout do registračního formuláře a dalších u něj uložených dokladů týkajících se uživatele.

Pokud má registrovaný uživatel - zaměstnanec HÚ podezření na nesprávnost svých údajů, má právo požádat o opravu. Žádost o opravu základních identifikačních údajů (viz čl. 3.2) je možné podat odpovědnému pracovníkovi knihovny osobně.

Uživatel může kdykoli v době, kdy jsou Knihovnou HÚ jeho osobní údaje zpracovávány, požádat o vymazání svých osobních údajů. Žádost o výmaz je možné podat výhradně prostřednictvím formuláře Žádost o ukončení zpracování osobních údajů, který je nutné odevzdat osobně v Knihovně HÚ. Pokud nemá uživatel vůči Knihovně HÚ žádné nesplněné závazky a zpracování jeho osobních údajů není nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů Knihovny HÚ, bude zpracování jeho osobních údajů bez zbytečného odkladu, maximálně do 1 měsíce od obdržení žádosti, ukončeno. V případě, že uživatel podá žádost v době platnosti svého členství, vzdává se možnosti reklamovat Knihovně HÚ poskytnuté služby, doba členství je považována za řádně vyčerpanou.

Uživatel může kdykoli v době, kdy jsou Knihovnou HÚ jeho osobní údaje zpracovávány, vznést námitku proti jejich zpracování. Námitku je možné podat písemně. Bude-li námitka uživatele oprávněná, Knihovna HÚ bez zbytečného odkladu zajistí nápravu tohoto stavu.

Registrovaný uživatel-zaměstnanec HÚ má právo získat své Knihovnou HÚ automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strojově čitelné podobě. Tento přehled, obsahující zpracovávané osobní údaje a historie výpůjček, požadavků a poplatků, je součástí údajů každého uživatelského konta, odkud jej lze také exportovat.

V. Výpůjční řád knihovny

Čl. 1 Všeobecné podmínky půjčování

Půjčování dokumentů knihovního a informačního fondu HÚ je pro všechny uživatele bezplatné. Absenční výpůjčky z fondu, stejně jako výpůjčky z fondů jiných knihoven poskytuje knihovna pouze zaměstnancům. Externím uživatelům jsou poskytovány pouze prezenční výpůjčky do studovny.

Čl. 2 Způsoby půjčování

Informační zdroje se absenčně půjčují na základě řádné objednávky dokumentu, a to žádostí čtenáře v katalogu ze svého čtenářského konta. Každá absenční výpůjčka musí být evidována v kontě uživatele. Prezenční výpůjčky probíhají ve studovně ve stanovené pracovní době a externí uživatel si daný dokument rezervuje předem e-mailem nebo telefonicky.

Čl. 3 Některá omezení výpůjček

Vzhledem k úkolům a potřebám pracoviště omezuje knihovna HÚ půjčování některých druhů informačních pramenů následovně:

• mimo prostor studovny se nepůjčují informační prameny zařazené do fondu studovny a periodika,
• mimo prostor studovny se nepůjčují disertační práce, staré tisky, prvotisky, tisky 19. století, mikrografická média a cenná unikátní díla (některé kategorie navíc podléhají zvláštnímu režimu i v rámci prezenčních výpůjček – např. souhlas autora, zákaz jakékoliv formy kopírování atd.).

Maximální počet aktuálních výpůjček pro zaměstnance je 50 knihovních jednotek.

Maximální počet aktuálních výpůjček pro externí uživatele je 15 knihovních jednotek.

Čl. 4 Postup při půjčování

Knihovna připraví uživateli žádaný dokument podle provozních možností knihovny. Připravený dokument se uživateli rezervuje po dobu 2 týdnů, není-li dohodnuto jinak. Pokud je dokument momentálně vypůjčený, může uživatel požádat o jeho rezervaci.

Čl. 5 Výpůjční lhůty

Výpůjční lhůta absenčních výpůjček pro zaměstnance jsou 3 měsíce a lze ji prodloužit maximálně třikrát, poté musí být dokument vrácen do fondu knihovny.

Výpůjční lhůta prezenčních výpůjček pro externí uživatele je jeden den, externí uživatel však může požádat o prodloužení její rezervace, a to dle provozních možností studovny až na dobu 6 měsíců. Poté bude rezervovaný dokument vrácen ze studovny zpět do depozitářů knihovny.

Čl. 6 Poskytování MVS

Knihovna HÚ poskytuje MVS pouze registrovaným uživatelům - zaměstnancům HÚ a knihovnám v ČR.

Není-li požadovaný dokument ve fondu knihovny HÚ, může interní uživatel požádat knihovnu o zprostředkování výpůjčky meziknihovní výpůjční službou, popř. mezinárodní meziknihovní výpůjční službou. Uživatel je pak povinen se v těchto případech podřídit podmínkám půjčujících knihoven.

Čl. 7 Revize výpůjček

Knihovna je oprávněna provádět revizi výpůjček. Při těchto revizích jsou všichni uživatelé povinni předložit ke kontrole všechny dokumenty půjčené z fondu Knihovny HÚ.

Čl. 8 Vracení vypůjčeného dokumentu

Při vrácení je výpůjčka odečtena z konta čtenáře. Na požádání je možné vytisknout potvrzení o právě vrácených jednotkách nebo jej zaslat elektronicky na uvedenou emailovou adresu.

Čl. 9 Další ustanovení

Uživatelům se přísně zakazuje půjčovat dokumenty z fondu Knihovny HÚ nebo zapůjčené jejím prostřednictvím z fondů jiných knihoven třetí osobě. Za vypůjčený dokument ručí ten uživatel, který má jednotku evidovanou jako vypůjčenou ve svém kontě.

Poškození nebo ztrátu dokumentu je uživatel povinen neprodleně hlásit Knihovně HÚ. Knihovna HÚ na návrh knihovní škodní komise navrhne řediteli HÚ jednu z následujících forem náhrady:

• jiným výtiskem totožné publikace téhož vydání a vazby (rovnocenná náhrada),
• totožnou publikací novějšího vydání,
• peněžitou náhradou s příslušenstvím, které představuje nezbytné náklady na dodatečné knihovní zpracování nahrazované knihovní jednotky.

Ústav je oprávněn při neplnění závazků uživatelem vymáhat ztracený dokument soudně.

Před ukončením pracovního poměru v HÚ je každý zaměstnanec povinen vrátit všechny dokumenty zapůjčené z Knihovny HÚ nebo jejím prostřednictvím. Stejné ustanovení platí i v případě dlouhodobé absence uživatele (delší než 3 měsíce, např. při studijním pobytu v zahraničí), pokud není dohodnuto jinak.

Uživatel postižený závažnou infekční chorobou (žloutenka atd.) je povinen na tuto skutečnost upozornit včas před vrácením vypůjčených informačních pramenů. V době trvání infekční choroby nemá výpůjční právo.

VI. Ceník

VII. Závěrečná ustanovení

Uživatel je povinen dodržovat výpůjční řád Knihovny HÚ.

Soustavné nedodržování výpůjčního řádu uživatelem knihovny může být hodnoceno jako vážné porušování pracovní kázně ve smyslu zákoníku práce. U externího uživatele může opakované porušování knihovního řádu vést až k zákazu poskytování knihovních služeb.

Výjimky z výpůjčního řádu v odůvodněných případech uděluje pouze vedoucí Knihovny HÚ.

Tento knihovní řád nabývá platnosti dne 2. dubna 2024.